As equipas legais dessas entidades, embrenhadas noutro tipo de problemas mais estratégicos e sem tempo para acompanhar centenas ou milhares de mini processos, recorrem com frequência a escritórios de advogados, onde equipas treinadas para o efeito mais rapidamente conseguem obter resultados nesse tipo de litigância.
As equipas de juristas é então banhada por uma torrente de dados, muitas vezes incompletos e emanados de sistemas obsoletos, cujos responsáveis técnicos adoptam o princípio “se está a trabalhar não se mexe”, ignorando os problemas que as equipas legais herdam e que tem dificuldade em remediar.
Os processos são muitas vezes condensados e entregues em formato XLSX de cuja análise se criam outras folhas de cálculo e múltiplas tarefas que poderiam ser automatizadas por um sistema de informação. As mesmas, continuam a ser um indutor de stress para advogados e pessoal de apoio. Veja-se apenas como exemplo, a preparação de informação para notificar uma multiplicidade de pessoas com envolvimento no processo.
Mas pode ser diferente! Sim. Uma nova aplicação de gestão!
A Caltec construiu uma aplicação base que permite disciplinar, automatizar e controlar os processos de litigação de massa, onde as datas e prazos são vitais e as notificações tem associado um “paperwork” que não pode continuar a ser um processo manual.
A aplicação lida admiravelmente com datas e prazos e o módulo de Centro de Documentação e o SMS Center, encarregam-se de fazer chegar a quem tem de ser notificado ou avisado em tempo útil. Com os nossos painéis de business intelligence Situation Room temos quadros de eficiência da actividade com os status e resultados consolidados. Basta olhar para o écran e consultar. Nada de imprimir.
Muito além da maior rapidez na apresentação de resultados automáticos aos clientes, são literalmente milhares de horas, cliques, folhas de papel e cabelos brancos que se poupam….