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Notícias e Blog

Na Caltec gostamos de ajudar Decisores,  Administradores e empresas a melhor gerir e consolidar os seus dados e informação. Temos mesmo algumas sugestões a oferecer que se enquadram com as ideias veiculadas nos nossos sistemas! Para saber como simplificar as TI e os processos leia o nosso blog e diga-nos o que pensa...

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Quarta-feira
Fev262014

Gerir uma Federação Desportiva 

Uma Federação Desportiva é uma entidade que gere eventos, pessoas, grupos e informação. 

Trata-se de uma tarefa hercúlea, impossível sem uma equipa disciplinada, experiente e de uma sistema eficiente de processamento de dados. Recordemos que, diariamente é gerado, pelas associações, pelas inscrições, pelas autorizações, pelas provas, pelas selecções, etc., um grande volume de dados que se quer transformar em informação e conhecimento.

O problema é que a metodologia comum de usar folhas de cálculo ou softwares vários para armazenar e organizar estes dados com critérios ligeiros e, apenas, fazendo jus a grelhas de linhas e colunas é obsoleto, inseguro e confuso. 

 

  1. Em primeiro lugar, porque essas folhas são armazenadas, localmente, nos computadores de trabalho, quase, sempre, sem um plano de emergência ou critério de classificação e segurança, o que, em 2014, é um procedimento obsoleto. 
  2. Em segundo, porque a não auditoria automática a essas folhas permite alterações sem rasto. A constante impressão de documentos que “morrem” ao sair da impressora não se compadece com organizações que têm de ser vivas e dinâmicas. 
  3. Em terceiro, porque a integração de vários pacotes que não satisfazem, minimamente, as Federações ou é escassa ou obriga à utilização de folhas de excel, de vários sistemas operativos e infra-estruturas desnecessárias, o que gera uma enorme confusão em que não se sabe, exactamente, o que há, onde está, quem tem ou qual é a versão.

 

Uma Federação deve ser um centro de comando e referência para as modalidades que oferece e para os federados e provas que coordena.

Tem de ter, ao dispor dos seus federados, a informação e o historial das modalidades, desde as inscrições aos processos disciplinares. Tem de saber tudo sobre os árbitros, os jornalistas, os clubes, os exames médicos…tudo!

Os dirigentes federativos e as equipas que os acompanham devem, por isso, ter informação “live” ou “em directo”. As direcções, muitas vezes, não têm conhecimento mas, apenas, ideias escassas, do que se passa com situações que poderiam ter sido evitadas se a sua experiência e maturidade tivessem intervindo, atempadamente.

Sabemos, como ninguém, fazer a transição e implementar, suavemente, sistemas de informação modernos, para que a sua experiente equipa passe a usar ferramentas modernas já na próxima época ou, ainda, nesta, se for viável.

Contacte-nos e saiba o que o sistema de informação SuperFederação  pode fazer pela sua Federação!

Quarta-feira
Fev122014

Que sistema para dirigir a sua Orquestra?

Uma orquestra é um grupo complexo de pessoas que produzem e fazem espectáculos. As peças que os músicos executam e que os Maestros dirigem, durante os eventos, são a ponta visível do iceberg e o culminar  de um sem número de actividades e tarefas em “back office”,  necessárias para que tudo corra bem quando e onde é necessário.

A contratação e selecção de Músicos, o planeamento de espectáculos e temporadas, a selecção de serviços, a gestão do património, os pagamentos aos músicos convidados e pessoal,  a angariação de fundos,  as vendas, seguros, contratos e gestão orçamental e financeira, são apenas algumas das áreas em que a direcção da orquestra também  tem de estar afinada para que tudo funcione bem.

Mas,  com a base de trabalho em folhas de cálculo separadas,  os dados importantes estarão sempre dessincronizados, “desafinados”, inseguros e sem direcção.  Por isso, um bom sistema de informação deve assumir o papel de um virtuoso  “maestro”. Para que todos os colaboradores, meios, relações e gestão financeira, estejam bem sob controle, e se  evitar “buracos”, “derrapagens” e desconhecimento do que se está a passar.

Uma orquestra tem de funcionar como um todo e não ter os seus dados e informação numa manta de retalhos.

Um sistema de informação moderno como o SuperOrquestra,  permite que os dados se transformem em informação e esta em conhecimento. Nada é mais importante para uma gestão eficaz. Tudo tem que estar disponível “Live”; os problemas tem de ser antecipados antes de se materializarem;  as decisões terão de ser tomadas quando for necessário.

Temos de ultrapassar de vez a gestão tradicional baseada na reação aos relatórios de fim de mês ou de semana. Gerir uma orquestra em 2014 é uma função muito diferente da mesma em 1990 ou 2000...

Luis Calçada

Sexta-feira
Jan112013

Drones

O reconhecimento  e a informação em tempo real são vitais  para o sucesso de qualquer operação militar. Com a ajuda dos "mediáticos" drones (veículos aéreos não tripulados), as tarefas de comando foram facilitadas e  as decisões de utilização de recursos ou alocação de reforços são agora mais rápidas e precisas. Não é portanto por falta de informação sobre o inimigo que uma operação deixará sucesso.

O mesmo se deverá passar na actividade empresarial moderna nesta segunda década do século XXI. Quereremos que os gestores e Administradores, continuem a ser apanhados desprevenidos por situações invulgares, derrapagens e buracos financeiros?

A resposta é não. Não há mais margem para errar. A sobreutilização de folhas de cálculo para gerir todo o tipo de dados empresariais, apenas promove o individualismo , aparenta uma falsa organização e potencia situações estáticas com uma comunicação interna deficiente . Devemos portanto considerar trocá-las por Sistemas de informação (SI) colectivos, bem pensados,  e alojados em servidores dinâmicos,  seguros e com monitorização constante.

Assim os gestores não terão mais de esperar o relatório do fim da semana ou mês, para corrigir situações, tomar decisões ou alegar que desconheciam o problema.

Com uma boa implementação e formação adequada, os problemas podem ser atacados antes de se materializarem e os recursos canalizados para onde realmente são necessários. As decisões passam a ser baseadas em eventos e resultados com interpretação imediata.

Não há mais desculpas para buracos financeiros,  derrapagens e situações inesperadas se houver software eficiente e controle eficaz.

A pergunta não é se  necessita ou não de um SI,  mas quando se começa a planear a sua implementação……

Luis Calçada

Terça-feira
Out162012

Base de dados de papel

Desde Janeiro de 2011, que a WWF (World Wide Fund) disponibiliza, online, uma base de dados de papel.

Mas, o que é uma base de dados de papel?

É uma base de dados online para ajudar os compradores a encontrar produtos de papel com o menor impacto ambiental possível.

É uma forma de juntar o útil ao agradável: uma compilação organizada numa base de dados, de fácil manutenção, actualização e pesquisa, aliada a um baixo impacto ambiental na hora de fazer compras, neste caso, de papel.

A base de dados Check Your Paper avalia a qualidade ambiental dos produtos de papel, com base em informação variada, desde a gestão das florestas, a utilização de fibras recicladas e recicláveis, as emissões de CO2, a quantidade de lixo produzido à poluição das águas.

Mais uma forma de diminuir a sua pegada ecológica ao utilizar uma ferramenta de bases de dados online.

Terça-feira
Set182012

Stop Flying Blind: Shorten Your Business Feedback Loops

The Business Feedback Loop:

  • Plan: Plan out your actions based on your companies overall vision and your mission objectives.
  • Brief: Make sure everyone on your team knows what the plan is and how to do their part.
  • Execute: Follow the plan.
  • Debrief: Measure what happened, and discuss it. Look for ways to improve next cycle.
  • Win: Win by constantly correcting your next actions based on what you learned from previous cycles.

The Feedback Loop is a part of adapting for survival.  Far too many businesses don’t take survival seriously until it is to late. When the stakes are high, such as during a restructuring or during a crises, feedback loops are more obvious. Unfortunately, many businesses end up dying a slow death because they don’t recognize how crucial it is to monitor and assess their feedback loops.

The impact of decisions isn’t always obvious. If feedback loops are too long it’s tough to associate results with actual activities, this makes having accurate and up-to-date information critical to the success of your projects. Having access to regular analysis of reliable and live data gives you the option to steer your daily business decisions based on immediate feed back. By shortening the feed back loop you can out maneuver your competition.

Vietnam war era F4 PhantomIn his book Flawless Execution: Use the Techniques and Systems of America’s Fighter Pilots to Perform at Your Peak and Win the Battles of the Business World author James D. Murphy explained the importance of learning from each experience. “Let’s go back in history. In Vietnam, if a fighter pilot could survive his first ten missions, there was a good chance he would survive 100 missions and go home to his family. But the first ten missions were tough — most of the pilots lost were lost inside of ten missions. To survive long enough to go home, a pilot first had to get through those initial ten missions.”

A long feedback cycle is like flying blind.  If you receive trimesterly reports about your companies performance you will only know what went wrong after it is far to late to take corrective action. One slip-up and your company is bankrupt before your employees know what hit them. Even if no disaster happens you will still have to wait 3 months to see the effects of your decisions, while your competitors are constantly innovating and adapting.

F-22 Raptor, a fully modern 5th generation fighterTo properly manage your feedback loop you need to have the right digital tools. A modern fighter jet relies on sensors and processing power to assist the pilot to make split second decision of life and death. As a business manager you too need to have access to software and processes that work together to give you daily progress reports, alert you to any deviations from your plan, and prevent certain types of unpleasant “surprises”.

Stop flying blind. Pilot your business based on analysis of reliable data and information. Talk to us to find out more.

Noah J Revoy

Terça-feira
Jul242012

Usar bases de dados é um gesto ambiental

De que forma, pergunta o leitor.
Ao inserir, editar, consultar e analisar dados e informação num sistema de base de dados, irá, como consequência, diminuir as impressões de listagens, relatórios e mapas.
O consumo de papel, de consumíveis, tais como tinteiros ou toners, e até o número de impressoras, na sua empresa, irão diminuir, de forma considerável. Esta decisão, para além de diminuir a pegada ecológica da sua empresa, irá contribuir, também, para a diminuição dos custos associados.

A utilização de bases de dados obriga a um sistema seguro de armazenamento e de backups, de preferência, num servidor dedicado.
É possível argumentar que a diminuição do consumo de papel e de consumíveis de informática, possível devido à utilização de sistemas de informação, perde, em termos ambientais, se comparado com o aumento do consumo de energia necessária para manter um ou mais servidores em cada empresa.

Como resposta, pode optar por uma solução cloud: uma solução externa de armazenamento e backup das suas bases de dados. Uma solução cloud hospeda, com toda a segurança, várias bases de dados num só servidor dedicado, mantido por uma empresa externa à sua.
Não só a sua pegada ecológica diminui como o tempo dedicado à manutenção das suas bases de dados, também.

Quer diminuir a pegada ecológica da sua empresa e melhorar a sua imagem ambiental junto dos seus parceiros? Opte pela utilização sistemática de bases de dados, armazenadas numa cloud.

Susana Romão

 

Segunda-feira
Jul232012

A folha e a Biblioteca

Não é com a informação espalhada em dezenas ou centenas de folhas de cálculo que se consegue gerir eficientemente uma instituição. Não só não existe controle sobre a qualidade ou disciplina de utilização das mesmas, como a sua partilha é feita de maneiras muito desorganizadas. 
As folhas de cálculo são fantásticas para análise financeira, calculos iterativos ou redes, ou ainda para modelos analiticos pessoais,  mas não foram pensadas para manipular as enormes quantidades de dados que qualquer actividade gera diariamente. Essa tarefa cai que nem uma luva nas Bases de dados e sistemas de informação de gestão. A adaptação das equipas a estes, pode parece dificil e gerar algum atrito inicial, mas a curto prazo,  os benificios são visiveis e irreversíveis.  A instituição passa a ter dados ordenados e informação util ao alcance de quem a precisa e com toda a segurança.Com um sistema de informação bem pensado passa a ser muito mais simples gerir e acompanhar o pulsar de cada empresa “em directo”  e não apenas no fim de cada mês...  Uma decisão que espera dez dias para ser tomada pode representar perdas enormes ou tornar um incidente num problema incontrolável..
Imagine-se uma Biblioteca onde em vez de existirem livros e estantes houvesse apenas pilhas de folhas soltas.  Alguém conseguiria ler alguma coisa.....?

Luis Calçada

Terça-feira
Jul172012

Is a crisis the right time to implement a new information management system?

Is your company data just a wall of numbers?The global economic crisis is forcing many established companies to restructure or reject previously successful business models. Hopefully this leads to stable, lean, and competitive businesses using effective and efficient processes. Positive changes will enable companies to compete in the global market.

CEOs and owners face the challange of saving endangered businesses or salvaging bankrupt projects. Often the difference between a Lazarus like resurrection or creating a zombie company comes down to improving or replacing the things that made the company fail, while keeping the things that make it worth saving.

If knowledge is power, am I getting the most power possible from my IT system?

Restructuring is more likely to be successful when managers first understand the fundamental business/strategic problem or opportunity that their company faces. This will require a deep analysis and regular measurements of the companies information and data, however thousands of data points can soon become incompressible walls of numbers. You need help to turn your data into meaningful information and knowledge.

Ask yourself: “Do I embrace the power of a company wide IT system to help me see and understand what is really happening in my company, or do I see computers as merely digital typewriters?”

If you are part of a restructuring effort you need to know what options exist to support your project. How can it be said that a company is fully restructured and modernized if they are managing their data and information the same way they did in the 80’s?

In the comments section below please tell us what challenges you face to improving the way you manage data and information.

Noah J Revoy

Terça-feira
Jul032012

A queda de um CEO...

Bob Diamond CEO do Barclays Bank demitiu-se hoje. Pagou as consequências de não ter sido bem informado do que se estava a passar a nível operacional na sua organização. Este é mais um caso em que o “comandante” não teve conhecimento completo do que se passava na “linha da frente”, ou a nível operacional. Não se esperaria que o responsável máximo do Barclays  se envolvesse directamente nessa gestão, tal como não se espera  que um general comande um batalhão. Para isso existem os Directores assistentes  ou os oficiais adjuntos. Mas o CEO do Barclays como Comandante em chefe, teria de saber sempre se qualquer “operação” estava a ser bem liderada, e especialmente se as regras estavam a ser cumpridas.

E não seria no fim de cada mês através de folhas de excel, mas deveria ter sido em tempo real. Assim se teria descoberto um potencial problema antes de ele se materializar.

Mas porque teve que ser a instituição reguladora a descobrir? Porque não foi o sistema informático do banco a fazê-lo e alertar os responsáveis em tempo útil?

Actualmente existem sistemas de informação sofisticados como os que proporcionaram ao Presidente Obama assistir em “directo” á operação Bin Laden.  

Ferramentas inteligentes e bem concebidas podem também proporcionar aos decisores estratégicos informação em tempo real. É só uma questão de haver vontade politica,  poder e decisão para as implementar. Porque o seu custo seria uma fracção infíma da multa que neste caso o Barclays vai pagar.....

Luis Calçada

Sexta-feira
Jun222012

A Caixa Negra

Em Portugal,  gestão de projectos e processos é, de uma maneira geral, adequadamente, planeada, mas menos bem executada. Será que se trata de ausência de ferramentas eficazes de controle? Será falta de formação dos controladores que continuam a usar métodos recônditos e datados para o fazer? Senão, como se explicam os recentes desvarios orçamentais que têm sido descobertos? Ou os buracos financeiros em instituições públicas e privadas?

Que ferramentas se usavam (ou não), nessas instituições? E, se não usavam, porque foram adquiridas? Ou será que, como é hábito, ninguém sabia de nada? Porque que se continuam a usar ferramentas redutoras e individuais como folhas de cálculo (papel eléctrico), para armazenar cruzar e consolidar dados de enorme responsabilidade onde se podem manipular números facilmente e sem deixar rasto...

Sistemas de informação eficientes têm de ser flexíveis onde é necessário, mas rígidos sempre que é preciso. Podem, facilmente, tomar conta de projectos e, assim, substituir as folhas de cálculo. Podem monitorizar e chamar os auditores ou responsáveis quando algo invulgar se materializa. E, no caso de incidentes ou desvios, devem ter funcionalidades capazes de ter nos mostrar onde e quando aconteceu o problema e a responsabilidade do mesmo, se aplicável.

Tal como um piloto automático num avião é capaz de manter uma rota e altitude, um sistema pode não deixar um projecto sair dos limites definidos sem autorização especial. Se ela for dada, serão registadas todas as acções e transacções na “caixa negra” do sistema.

Passaria a poder ser muito mais fácil e rápido apurar responsabilidades sobre perdas e desperdícios de milhões de euros....

Luis Calçada